Con due nuove FAQ pubblicate il 10 marzo 2026, l’Agenzia delle Entrate ha ampliato i chiarimenti sul collegamento tra POS e registratore telematico (POS-RT).
Le risposte affrontano due casi pratici rimasti finora poco chiari:
- POS fuori elenco perché segnalato come restituito per errore
- POS intestato al franchisor ma utilizzato dal franchisee
Questi chiarimenti si aggiungono alla FAQ n. 44 del 19 febbraio 2026, che aveva già fornito indicazioni su:
- terminali promiscui
- configurazioni centralizzate
- utilizzo di SoftPOS
- architetture cloud
L’obiettivo è chiarire quando il collegamento è obbligatorio e quando è possibile invocare un esonero, evitando le sanzioni previste dai controlli automatizzati sui flussi di pagamento elettronici.
Terminali promiscui: obbligo di collegamento anche con operazioni esonerate
Una delle situazioni più frequenti riguarda l’utilizzo promiscuo del POS.
Succede quando lo stesso terminale viene utilizzato per:
- vendite soggette a scontrino elettronico
- operazioni esonerate come tabacchi, valori bollati o ricariche.
Secondo l’Agenzia delle Entrate:
- l’obbligo di collegamento resta pienamente operativo
- non è ammessa la disconnessione manuale del collegamento
Il sistema POS deve trasmettere comunque l’input di tutte le transazioni al registratore telematico; sarà poi il software gestionale a distinguere fiscalmente le operazioni soggette o meno a certificazione.
In pratica:
se il POS è lo stesso, deve dialogare con la cassa, indipendentemente dalla natura delle singole operazioni.
SoftPOS e sistemi cloud: collegamento valido anche senza cavo
L’Agenzia ha confermato la validità delle nuove tecnologie di pagamento.
Il collegamento POS-RT è considerato valido anche quando avviene senza connessione fisica, ad esempio tramite:
- SoftPOS su smartphone o tablet
- sistemi gestionali cloud
- architetture software certificate
In questi casi il collegamento deve essere logico o applicativo, ma deve comunque garantire una regola fondamentale:
la transazione non deve poter essere completata se non genera l’input destinato al registratore telematico.
Configurazioni centralizzate: un POS per più registratori telematici
La FAQ 44/2026 ammette anche la configurazione uno-a-molti.
È il caso di:
- negozi con più reparti
- punti vendita con diverse casse
- strutture con un unico POS centrale
Il sistema è legittimo solo se garantisce tracciabilità completa delle operazioni.
Requisito fondamentale
Il sistema deve conservare log dettagliati che permettano di ricostruire:
- quale registratore telematico
- ha preso in carico
- la singola transazione originata dal POS.
Questo serve a consentire, in caso di verifica fiscale, la riconciliazione tra incasso elettronico e corrispettivo trasmesso.
Nuove FAQ del 10 marzo 2026
Le nuove indicazioni riguardano due situazioni operative molto diffuse.
POS restituito per errore e non più visibile
Se l’esercente comunica per errore la restituzione del POS tramite la piattaforma dedicata:
- il terminale scompare dall’elenco dei dispositivi disponibili
- non può più essere selezionato per il collegamento.
In questo caso non basta attendere un aggiornamento del sistema.
Occorre:
- accedere alla funzione dedicata
- reinserire manualmente i dati identificativi del POS
- rendere nuovamente selezionabile il dispositivo
- completare l’associazione con il registratore telematico.
POS intestato al franchisor ma usato dal franchisee
Nei punti vendita in franchising può accadere che:
- il POS sia intestato al franchisor
- il registratore telematico sia intestato al franchisee.
Questo comporta che il POS non risulti automaticamente disponibile nella piattaforma del franchisee.
Tuttavia l’Agenzia chiarisce che:
- l’obbligo di collegamento rimane comunque valido
La procedura corretta è:
- inserire manualmente i dati identificativi del terminale
- rendere il POS selezionabile
- collegarlo al registratore telematico della propria partita IVA.
Tabella riepilogativa: obbligo di collegamento POS-RT
| Tipo di operazione o configurazione | Collegamento POS-RT |
|---|---|
| SoftPOS via cloud, pagamenti tramite smartphone o tablet | Obbligatorio – il collegamento può essere logico o software ma deve generare input per il registratore telematico |
| Un solo POS collegato a più registratori telematici | Obbligatorio – ammesso il sistema uno-a-molti con log di tracciabilità |
| POS promiscuo (vendite con scontrino + operazioni esonerate) | Obbligatorio – non è ammessa separazione manuale dei flussi |
| POS segnalato per errore come restituito | Obbligatorio – occorre reinserire manualmente i dati identificativi |
| POS intestato al franchisor ma utilizzato dal franchisee | Obbligatorio – inserimento manuale dei dati e collegamento al proprio RT |
| POS dedicato esclusivamente a operazioni esonerate o fatture elettroniche | Esonerato, solo con dichiarazione di esclusività |
Onere della prova e responsabilità tecnica
I controlli fiscali del 2026 si concentrano soprattutto sulla tracciabilità dei pagamenti elettronici.
L’esercente deve poter dimostrare:
- che il collegamento POS-RT è attivo
- che il sistema funziona secondo le specifiche tecniche
- che esiste coerenza tra incassi elettronici e dati fiscali trasmessi.
La responsabilità riguarda sia:
- l’esercente
- il fornitore del software o del sistema gestionale.
Le configurazioni più rischiose restano quelle ibride, ad esempio:
- POS temporaneamente fuori elenco
- dispositivi intestati a soggetti diversi.
In questi casi l’anomalia amministrativa non giustifica l’assenza del collegamento.
Sanzioni per mancato collegamento POS-RT
Il mancato collegamento tra POS e registratore telematico viene equiparato all’omessa memorizzazione dei corrispettivi.
Tabella delle sanzioni
| Tipo di violazione | Sanzione |
|---|---|
| Incasso elettronico senza trasmissione del dato al registratore telematico | 90% dell’IVA dovuta, con minimo 500 € per transazione |
| Recidiva (4 violazioni in giorni diversi entro 5 anni) | Sospensione dell’attività da 15 giorni a 2 mesi |
| Corrispettivi non documentati oltre 50.000 € | Chiusura dell’attività fino a 6 mesi |
| Uso improprio di POS dichiarato esclusivo | Decadenza dell’esonero e applicazione delle sanzioni |
Esonero dal collegamento: quando è possibile
L’esonero è ammesso solo se il POS viene utilizzato esclusivamente per operazioni non soggette a certificazione commerciale, ad esempio:
- tabacchi
- valori bollati
- operazioni con fattura elettronica obbligatoria.
Per ottenere l’esonero è necessario:
- presentare una dichiarazione di esclusività nella piattaforma dedicata.
Tuttavia l’esenzione è molto rigida.
Basta anche una sola vendita ordinaria effettuata con quel POS per:
- far decadere l’esonero
- rendere sanzionabili tutti i flussi non collegati al registratore telematico.
✅ In sintesi: se un terminale POS viene utilizzato per incassi soggetti a scontrino elettronico, deve essere censito e collegato al registratore telematico, anche quando:
- non appare in piattaforma
- è intestato a un altro soggetto
- è stato erroneamente dichiarato restituito.
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