Dal 21 aprile 2026 non è più necessario conservare le ricevute cartacee dei pagamenti effettuati tramite POS, quando le singole operazioni risultano dalla documentazione bancaria. Ecco cosa prevede la nuova normativa, quali documenti possono essere utilizzati e per quanto tempo devono essere conservati.
La gestione delle ricevute POS diventa più semplice per imprese, professionisti ed esercenti.
Con la conversione in legge del Decreto PNRR 2026, è stata introdotta una importante semplificazione in materia di conservazione della documentazione relativa ai pagamenti elettronici.
In presenza di un documento fornito dalla banca o dall’intermediario finanziario che riporti le singole operazioni effettuate tramite POS, non è più necessario conservare anche la relativa ricevuta cartacea emessa dal terminale.
La novità riguarda, tra gli altri, i pagamenti effettuati con carta di credito, carta di debito e carte prepagate, oltre alle altre forme di pagamento elettronico.
Ricevute POS: cosa cambia dal 2026
La novità è contenuta nell’articolo 8, comma 1, del Decreto-Legge 19 febbraio 2026, n. 19, convertito dalla Legge 20 aprile 2026, n. 50, pubblicata nella Gazzetta Ufficiale n. 91 del 20 aprile 2026.
La disposizione consente di utilizzare, in alternativa alla ricevuta cartacea del POS, la documentazione che banche e intermediari finanziari mettono a disposizione del cliente, purché tale documentazione contenga le informazioni relative alle singole operazioni.
In altre parole, l’obiettivo è evitare che imprese e professionisti debbano conservare per dieci anni enormi quantità di ricevute cartacee, quando le stesse informazioni sono già disponibili nella documentazione bancaria.
La regola in sintesi
Per poter eliminare la ricevuta cartacea del POS devono essere rispettate alcune condizioni:
- il pagamento deve risultare dalla documentazione bancaria;
- il documento deve essere prodotto dalla banca o dall’intermediario finanziario;
- devono essere identificabili le singole operazioni;
- il documento deve essere conservato secondo le regole previste dalla normativa;
- la documentazione deve rimanere disponibile e consultabile per il periodo previsto dalla legge.
Quali documenti possono sostituire la ricevuta POS?
La norma richiama la documentazione prevista dall’articolo 119 del Testo Unico Bancario (D.Lgs. n. 385/1993).
Possono quindi essere utilizzati, in presenza dei dati necessari, documenti come:
- estratto conto bancario;
- lista movimenti del conto corrente;
- rendicontazioni bancarie;
- documenti scaricabili dall’home banking;
- documentazione digitale messa a disposizione dalla banca;
- comunicazioni e rendiconti prodotti dall’intermediario finanziario.
Il punto fondamentale non è il formato del documento, che può essere anche digitale, ma il suo contenuto.
Il documento deve consentire di individuare le singole operazioni effettuate.
Quali informazioni deve contenere l’estratto conto?
Non è sufficiente avere un documento che riporti esclusivamente il saldo del conto o un riepilogo generico degli incassi.
Per sostituire la ricevuta POS, la documentazione bancaria deve permettere di individuare le singole transazioni.
A seconda della documentazione disponibile, devono quindi risultare elementi come:
- data dell’operazione;
- importo;
- riferimento della transazione;
- descrizione dell’operazione;
- eventuali ulteriori elementi che consentano di ricondurre il pagamento alla specifica transazione.
Per un esercente che utilizza più terminali o più punti vendita, è particolarmente importante verificare che la documentazione permetta di collegare correttamente l’incasso alla relativa operazione.
Estratto conto digitale: posso eliminare le ricevute POS cartacee?
Sì, ma solo se l’estratto conto o il rendiconto bancario contiene le informazioni relative alle singole operazioni.
Il semplice fatto che un documento sia disponibile online non è sufficiente.
Ad esempio, un PDF dell’estratto conto scaricato dall’home banking, contenente l’elenco dettagliato dei movimenti, può essere utilizzato per la conservazione della documentazione.
Al contrario, una schermata dell’app bancaria che mostra solamente il saldo, una notifica sullo smartphone o un prospetto compilato autonomamente non rappresentano necessariamente documentazione sostitutiva della ricevuta POS.
Attenzione agli screenshot
Uno degli errori da evitare consiste nel confondere una semplice visualizzazione dell’operazione con il documento bancario ufficiale.
Per una corretta conservazione è preferibile archiviare il documento prodotto dalla banca o dall’intermediario, ad esempio l’estratto conto o il rendiconto ufficiale scaricabile dall’area riservata.
Ricevute POS: quando è ancora necessario conservarle?
La semplificazione non significa che tutte le ricevute POS possano essere eliminate automaticamente.
Prima di procedere con lo smaltimento dell’archivio cartaceo è necessario verificare la qualità e il livello di dettaglio della documentazione bancaria.
Caso 1: estratto conto analitico
Se l’estratto conto riporta le singole transazioni con informazioni sufficienti a identificarle, la relativa ricevuta POS cartacea può essere eliminata.
Caso 2: rendiconto dell’home banking
Se il rendiconto scaricato dalla banca contiene l’elenco dettagliato delle operazioni ed è conservato in modo sicuro e consultabile, può sostituire la documentazione cartacea del POS.
Caso 3: riepilogo con soli totali
Se il documento bancario riporta esclusivamente un totale giornaliero o mensile senza permettere di individuare le singole operazioni, è necessario prestare attenzione.
In questo caso la documentazione potrebbe non essere sufficiente per beneficiare della semplificazione e potrebbe essere opportuno conservare le ricevute POS.
Attenzione per chi utilizza più POS
La questione diventa particolarmente importante per le attività che utilizzano:
- più terminali POS;
- più conti correnti;
- più punti vendita;
- diversi circuiti di pagamento;
- terminali gestiti da intermediari differenti.
Se la banca fornisce un rendiconto aggregato che non permette di distinguere le operazioni effettuate dai diversi terminali, occorre verificare che sia comunque possibile identificare in maniera univoca le singole transazioni.
Prima di eliminare le ricevute cartacee è quindi consigliabile effettuare una verifica del sistema di rendicontazione utilizzato dalla propria banca o dal proprio provider POS.
Per quanto tempo devono essere conservati gli estratti conto?
La nuova disciplina non elimina l’obbligo di conservazione decennale.
L’articolo 8 del Decreto PNRR richiama infatti le modalità di conservazione previste dall’articolo 2220 del Codice civile.
Di conseguenza, se l’estratto conto o il rendiconto bancario viene utilizzato come documentazione sostitutiva della ricevuta POS, deve essere conservato in modo tale da poter essere reperito e consultato per il periodo previsto dalla normativa.
Digitale non significa temporaneo
La possibilità di eliminare la carta non significa che il documento possa essere cancellato dopo pochi mesi.
È quindi importante predisporre un sistema di archiviazione digitale che garantisca:
- reperibilità del documento;
- leggibilità nel tempo;
- integrità del file;
- possibilità di consultazione;
- corretta organizzazione cronologica della documentazione.
Ricevuta POS e fattura: attenzione a non confonderle
La ricevuta del POS ha una funzione diversa rispetto alla fattura, allo scontrino o al documento commerciale.
La ricevuta POS dimostra l’esecuzione di un pagamento elettronico, ma non sostituisce il documento fiscale relativo all’acquisto o alla prestazione.
Pertanto, la nuova disposizione non elimina gli obblighi di conservazione delle fatture e degli altri documenti fiscali.
Ad esempio
Se un’impresa acquista un servizio e lo paga con carta, l’estratto conto può essere utilizzato per documentare il pagamento al posto della ricevuta POS.
Questo però non significa che l’estratto conto sostituisca la fattura.
La fattura deve continuare a essere conservata secondo le relative regole fiscali e civilistiche.
Deducibilità delle spese: cosa cambia?
Anche sotto questo profilo è importante distinguere tra prova del pagamento e documentazione della spesa.
La ricevuta POS dimostra che è avvenuta una transazione, ma normalmente non descrive in maniera sufficiente la natura della spesa.
Per la deducibilità di un costo aziendale continuano quindi a essere necessari i relativi documenti giustificativi, come:
- fattura;
- ricevuta fiscale, quando prevista;
- documento commerciale;
- altra documentazione richiesta dalla specifica tipologia di spesa.
L’estratto conto può quindi sostituire la ricevuta del terminale POS, ma non necessariamente la documentazione fiscale che giustifica il costo.
Un vantaggio concreto per imprese e professionisti
La novità può rappresentare una significativa semplificazione soprattutto per le attività che effettuano numerosi pagamenti elettronici.
Pensiamo, ad esempio, a:
- negozi;
- ristoranti e bar;
- studi professionali;
- attività commerciali;
- imprese di servizi;
- strutture ricettive;
- professionisti che utilizzano frequentemente carte aziendali.
Le ricevute POS cartacee sono infatti spesso stampate su supporti che tendono a deteriorarsi, scolorire o diventare illeggibili nel tempo.
Conservare il documento bancario ufficiale in formato digitale può rendere l’archivio più ordinato, facilmente consultabile e meno ingombrante.
Cosa dovrebbe fare un’impresa?
Per sfruttare correttamente la nuova possibilità è consigliabile procedere con alcuni controlli.
1. Verificare il rendiconto della banca
Controllare che l’estratto conto o la lista movimenti riporti effettivamente le singole operazioni POS.
2. Controllare i dati delle transazioni
Verificare che sia possibile associare ogni movimento alla relativa operazione.
3. Scaricare periodicamente la documentazione
È preferibile non affidarsi esclusivamente alla disponibilità online del documento per un periodo indefinito.
4. Organizzare l’archivio digitale
Creare cartelle ordinate per anno, mese, conto corrente o terminale può facilitare le future verifiche.
5. Non eliminare gli altri documenti fiscali
Le ricevute POS possono essere sostituite dalla documentazione bancaria, ma fatture, documenti commerciali e altri giustificativi devono continuare a essere conservati secondo le rispettive regole.
Tabella riepilogativa
| Documento | Può sostituire la ricevuta POS? | Indicazione |
|---|---|---|
| Estratto conto con singole operazioni | Sì | Deve contenere le informazioni necessarie |
| Lista movimenti dettagliata | Sì | Deve permettere di identificare le singole transazioni |
| Rendiconto ufficiale della banca | Sì | Se contiene i dati delle singole operazioni |
| Documento digitale scaricato dall’home banking | Sì | Se costituisce documentazione bancaria ufficiale e analitica |
| Riepilogo con soli saldi | No | Non consente di verificare le singole operazioni |
| Screenshot dell’app | Non di per sé | Meglio conservare il documento ufficiale della banca |
| Prospetto Excel compilato autonomamente | No | Non è documentazione prodotta dall’intermediario |
| Fattura | No | È un documento fiscale distinto dalla ricevuta POS |
| Documento commerciale | No | Ha una funzione fiscale diversa |
Ricevute POS: la checklist per non sbagliare
Prima di eliminare le ricevute cartacee, è consigliabile verificare:
- che la banca metta a disposizione un documento ufficiale;
- che il documento riporti le singole operazioni;
- che siano presenti data e importo delle transazioni;
- che le operazioni siano riconducibili al relativo terminale, quando necessario;
- che i documenti siano scaricati e archiviati;
- che l’archivio digitale sia consultabile nel tempo;
- che siano comunque conservate fatture e documenti fiscali relativi alle spese.
Conclusioni
La nuova disciplina rappresenta una semplificazione concreta per imprese, professionisti ed esercenti.
Quando l’estratto conto, il rendiconto o altra documentazione ufficiale della banca contiene le informazioni relative alle singole operazioni, la ricevuta cartacea emessa dal POS non deve necessariamente essere conservata.
La novità consente quindi di passare da un archivio composto da migliaia di piccoli scontrini cartacei a una gestione digitale della documentazione bancaria, mantenendo però invariato il periodo di conservazione previsto dalla legge.
È fondamentale, tuttavia, non confondere la ricevuta POS con la fattura o con il documento commerciale: la semplificazione riguarda esclusivamente la prova del pagamento elettronico e non elimina gli obblighi fiscali relativi alla documentazione delle spese.
In breve
Posso buttare le ricevute POS?
Sì, se la banca o l’intermediario mette a disposizione una documentazione ufficiale che contiene le informazioni relative alle singole operazioni e che viene conservata correttamente per il periodo previsto.
No, se si dispone soltanto di riepiloghi generici, saldi aggregati o documentazione che non consente di identificare le singole transazioni.
Per imprese e professionisti, la soluzione migliore è quindi verificare prima le modalità di rendicontazione del proprio istituto bancario e organizzare correttamente l’archivio digitale.
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